Über den Bereich

Der Bereich Global Mobility ist Teil des HR Center of Expertise Mobility Solutions und verantwortet die strategische sowie operative Steuerung aller internationalen Mitarbeitereinsätze. Ziel ist es, weltweite Mobilität als geschäftskritischen Erfolgsfaktor zu gestalten und eine rechtssichere, effiziente sowie mitarbeiterorientierte Umsetzung globaler Einsätze sicherzustellen.

Global Mobility unterstützt die internationale Geschäftsstrategie durch die Planung, Koordination und kontinuierliche Weiterentwicklung von Entsendungen, Versetzungen sowie kurz- und langfristigen Auslandseinsätzen. Dabei fungiert die Abteilung als zentrale Schnittstelle zwischen HR Business Partnern, Fachbereichen, Finance, Tax, Payroll, Legal sowie externen Dienstleistern.

Als Global Mobility Coordinator (m/w/d) unterstützen Sie das Team Global Mobility in der operativen Steuerung internationaler Mitarbeitereinsätze. Der Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt im strukturierten Backoffice-Management, im Provider- und Kostenmanagement sowie in der prozessualen Begleitung steuerlicher und compliance-relevanter Fragestellungen. Sie tragen maßgeblich dazu bei, dass internationale Mobilitätsprozesse effizient, transparent und termingerecht umgesetzt werden.

Ihre Aufgaben

• End-to-End-Steuerung von Mobility-Fällen inkl. Case-ID-Management, Datenaustausch mit externen Providern sowie Pflege relevanter Beratungstools
• Anlage, Anpassung und Überwachung von Purchase Orders inklusive Budget- und Rechnungscontrolling
• Pflege von Autorisierungslisten und Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Abrechnung und Verrechnung
• Durchführung von Kostenweiterbelastungen und Kostenstellenentlastungen
• Erstellung von Bescheinigungen zur Kostenweiterbelastung (wirtschaftlicher Arbeitgeber)
• Unterstützung bei Budget- und Kostenmonitoring im Mobility-Umfeld
• Koordination von Terminen sowie Erstellung und Pflege von Timelines für Mobility-Fälle und Projekte
• Tracking laufender Fälle inklusive aktiver Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen
• Steuerung eines zentralen Task-Trackers und Sicherstellung der Abstimmung mit angrenzenden Bereichen (insb. Steuerabteilung)
• Mitwirkung bei Design, Implementierung und Optimierung von Mobility-Prozessen sowie aktive operative Prozesssteuerung
• Unterstützung bei Mobile Work aus dem Ausland, Entsendeprozessen (inkl. A1-Bescheinigungen), Business Travellern und Immigration-Themen
• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten sowie Sicherstellung von Compliance- und Fristenanforderungen

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium (z. B. Wirtschaftswissenschaften, BWL, HR, Recht oder vergleichbar) oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Steuerfachangestellte/r oder vergleichbar) mit relevanter Berufserfahrung
• Erfahrung in einer Koordinations- oder Assistenzfunktion wünschenswert, idealerweise im Umfeld einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (z. B. Big4) als Client Coordinator oder in vergleichbarer Rolle
• Strukturierte, eigenständige und detailorientierte Arbeitsweise mit ausgeprägter Zahlenaffinität und organisatorischem Geschick
• Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel) sowie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Ausgeprägte Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Hohe Serviceorientierung
• Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu steuern
• Verlässlichkeit im Umgang mit Fristen und sensiblen Daten
• Starker Fokus auf Backoffice-Struktur, Transparenz und Prozesssicherheit

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