Über den Bereich

Für den Bereich "Information Management" suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine "Executive Assistant / CIO Office Manager (w/m/d)" am Standort Taufkirchen.

HENSOLDT IM (Information Management) bildet die globale IT der HENSOLDT Gruppe. Durch skalierbare und flexible Architekturen sowie mit geschäftsorientierten IT-Lösungen ermöglichen wir die Wachstumsziele der HENSOLDT Gruppe. Wir stellen innovative digitale Lösungen für das Produktportfolio und für die Prozesse von HENSOLDT bereit. Die IT-Abteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsablaufs sowie der digitalen Transformation unseres Unternehmens.

Als Executive Assistant / CIO Office Manager unterstützen Sie den CIO in einem dynamischen, internationalen und sicherheitskritischen Unternehmensumfeld. Die Rolle ist weit mehr als klassische Assistenz: Sie fungieren als organisatorischer Ankerpunkt, Vertrauensperson, Prioritätenfilter und operative Schaltstelle im CIO Office.

Sie sorgen dafür, dass der CIO handlungsfähig bleibt – auch bei hoher Taktung, komplexen Themen, sensiblen Informationen und vielen parallelen Prioritäten. Dabei arbeiten Sie eng mit dem IM Leadership Team, dem Vorstandsumfeld, internen Fachbereichen sowie externen Partnern zusammen.

Ihre Aufgaben

• Organisation, Koordination und Priorisierung von Terminen sowie Steuerung des Kalenders des CIO (Chief Information Officer)
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Management-Meetings, Gremiensitzungen sowie Entscheidungsrunden einschließlich Nachverfolgung von Maßnahmen
• Fachliche Betreuung des Assistentinnen-Teams
• Erstellung, Aufbereitung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Agenden, Protokollen sowie Briefing-Unterlagen
• Koordination und Abstimmung mit internen sowie externen Stakeholdern auf Management- und Executive-Ebene
• Organisation von Dienstreisen, Workshops, Management-Veranstaltungen sowie vertraulichen Besprechungen
• Überwachung von Prioritäten, Terminen, Eskalationen sowie offenen Maßnahmen zur Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts
• Vertrauliche Bearbeitung sensibler Informationen sowie Unterstützung des CIO bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Unterstützung bereichsübergreifender Projekte, Transformationsinitiativen sowie Sonderthemen innerhalb des Bereichs Information Management

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren Position im Managementumfeld
• Sehr gute Kenntnisse im Office Management sowie in der Organisation und Koordination von Management-Prozessen
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams sowie PowerPoint
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität sowie Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Kommunikationsfähigkeit sowie souveränes und professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Fähigkeit zur Priorisierung komplexer Aufgaben sowie lösungsorientierte und vorausschauende Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

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