Ihre Aufgaben

• Monitoring und Steuerung von angeforderten Leistungen (z.B. termingebundene Zuarbeiten) und Terminen, Sicherstellen einer funktionierenden Wiedervorlage
• Führen und Organisieren der Ablage inkl. Entwicklung und Optimierung entsprechender Ablagesysteme
• Eigenständige Erstellung von Präsentationen, Korrespondenz, Unterlagen und Dokumentationen nach konkreten Vorgaben
• Selbständige Recherche von Informationen und eigenständige Aufbereitung der Inhalte nach Rücksprache mit Führungskräften
• Erstellung von Besprechungsprotokollen (extern und intern)
• Unterstützung bei Sonderprojekten
• Terminkoordination und -pflege
• Selbstständige Büroorganisation (Post, Telefon) und Verwaltung von Büromaterial
• Besucherbetreuung und Vorbereitung von Besprechungen (Raumreservierung, Catering)
• Schriftlicher und persönlicher Kontakt mit Kunden und externen Ansprechpartnern sowie Ansprechpartner für alle Mitarbeitenden des Zuständigkeitsbereiches
• Unterstützung in allen administrativen Bereichen des Office Managements
• Reisemanagement, Organisation und Buchung von Reisen sowie deren Abrechnung
• Planung und Koordinierung externer Aktivitäten
• Selbständige Durchführung von verschiedenen Sachbearbeitungstätigkeiten (z.B. Einkauf und Zeitwirtschaft) 

Ihr Profil

• Abgeschlossene, mind. 3-jährige kaufmännische Ausbildung
• Fachspezifische Zusatzqualifikation (z. B. Geprüfte Sekretärin/Geprüfter Sekretär (IHK), Officemanager IHK) ist wünschenswert
• Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute Microsoft-Office Kenntnisse
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift 
• Bereitschaft, sich neue Themen anzueignen und die Fähigkeit in mehreren Themen parallel zu arbeiten
• Fähigkeit zur Selbstorganisation und Prioritäten zu setzen
• Organisationstalent, Schnelle Auffassungsgabe, Ziel- und lösungsorientiertes Denken

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